Which is the best choice? Microsoft Skype for Business or Google Hangouts ?

今天要來跟各位介紹Office 365中的Skype for Business為什麼會成為企業的首選，我們也會在文章中針對Google Hangouts與Microsoft Office 365做一簡單的比較，最後在本文中將論述為何企業採用Skype for Business能將組織的人員工作價值發揮到最大。

正所謂「知己知彼 百戰百勝」，我們由Hangouts/Skype for Business的角度來探討-

Google Hangouts：

• 在2013/5/15的I/O大會上，發表了這項產品，最主要是希望透過音訊及視訊做基本的溝通交流。所以在功能設計上，主要是以IM聊天+線上狀態為主。
• 他們針對消費型企業以及不需要擁有大企業所需功能的市場為主，像是錄音、中央控管等皆在Google Hangouts內沒有這項的功能設計。
• 而且Google為了使用多中小型企業使用Hangouts的視訊功能，也讓新加入的合作夥伴提供了Hangouts較缺乏的會議功能。
• 如果是小型企業，只需要簡單的通話與視訊功能，那麼選擇Hangouts綽綽有餘。

Microsoft Skype for Business：

• 協同合作：這起源於一個非常簡單的想法，假設今天有2個人各有1台電腦，但位於不同的地區要進行合作，他們要如何交換彼此的檔案? 傳統的做法便是架設File Server，但缺點是有大小的限制，在Skype for Business中完全不用擔心交換檔案的大小問題。
• 更容易進行檔案分享：Google Hangouts無法進行檔案的交換分享，目前只能傳送圖片。
• 上傳和預覽：商用版Skype提供用戶可以在會議開始之前先預覽PowerPoint，PowerPoint會自動被轉換成已高度優化的格式，能防止會議簡報失真的狀況，這非常有利於審查或是針對簡報內容進行溝通的會議形式；抑或是當有人遲到時，遲到的人也能從簡報者事先上傳的簡報檔案得知先前的會議內容。
• 商用版Skype簡化了Office文件共享，如Word、PowerPoint和Excel等文件都可以在會議中時進行共享。
• 商用版Skype也可以決定有誰能發送IM訊息或是有誰能臨時啟動一場會議與上傳文件的權限。
• 投票/白板/問與答：這三個功能打破了傳統我們對於協同合作的體驗，這三項功能讓參與者與簡報者能夠共通有無，而且透過意見調查/問與答功能，簡報者也能得知參與者的感受。

綜合以上敘述，可以從功能面不難發現Google在設計Hangouts時本來就以消費型企業/使用者角度出發；而商用版Skype是以很純粹的企業用戶為設計考量，當我們自己嘗試後有以下心得：

1. 會議記錄的整理：微軟的OneNote在會議中發揮非常大的效果，商務版Skype的使用者不必另外開啟word或紀錄工具，就能直接從商務版Skype開啟OneNote進行記錄並且直接將檔案分享在OneDrive上；但Google Hangouts並沒有提供會議紀錄整理的工具。
2. 團隊的溝通過程：我們大多數的企業現在溝通仍然是透過電子郵件將檔案傳來傳去，但這樣的方式非常缺乏效率，而且也沒有辦法讓團隊凝聚力提升。商用版Skype可以允許用戶共享文件或圖片，也可以分享自己的畫面，如果有同仁的溝通表達能力並不是那麼好，也可以透過文件共享的方式讓大家得知其想法。
3. 大會議：有時候公司會需要舉辦一場線上直播或是跨國集團的線上會議，商用版Skype最多可以容納250人進入會議，而且簡報者可以自由控制有哪些人可以成為簡報者，或是只是一位參與者，這樣的設計方式也意味著未來將是朝向人人都有發言權的會議模式。
4. 共享畫面：商用版Skype可以提供共享內容選擇，像是螢幕共享、應用程式共享的選擇；Google Hangouts則沒有這方面的選擇，只有提供螢幕分享的功能。

分享完使用的心得後，接下來我們往企業角度出發來探討這兩種視訊軟體對於企業來說--

1. 企業的期望：企業最需要的就是握有控制權限，還有注重安全性，以控制權來說，商用版Skype確實提供了非常多種方式允許企業依照使用者權限不同給予不同的控制項，這裡要特別的一提的是，當商用版Skype檢測到有用戶要打開經由IRM加密的檔案時，即使該用戶在文件分享的狀態下仍然不會秀出看到的內容；Google Hangouts則沒有加密軟體的限制，不論是什麼文件都能允許共享，對於資安角度較嚴謹的企業而言，商用版Skype無疑是最佳選擇。
2. 安全性議題：在Hangouts所分享的任何事物並沒有被Google官方界定為什麼是安全?什麼是非安全?所以使用Google Hangouts的用戶權限很高，沒有權限等級可言。
3. 會議後的延伸：Hangouts最大的缺點為沒有會議後的紀錄方式，使用Google Hangouts與其他未與Office結合的視訊會議軟體相同，用戶都必須要另外開啟會議記錄的應用程式，這仍無法減少會議紀錄的整理時間；最好的方式是直接在會議進行過程中除了將會議記錄完成外，還能立即共用，以便參與會議的人員都能直接瀏覽。商用版Skype最迷人的地方在於與Office完美結合，在會議進行中可以選擇任何Office系列進行文件編輯，或是使用存放在One Drive的One Note開啟新的頁面進行會議記錄，預設的One Note在會議過程中開啟時會自動帶入會議名稱、時間、地點、參與人，用戶只要接著將會議重點記下即可。

另外值得一提的是，微軟目前致力於朝向打造Skype Room系統，但這項計畫受限於軟體與硬體需同時滿足方可成立，因此，微軟將透過與許多國內外知名的軟硬體廠商合作(如Cisco、Jabra等)共同打造具有全方位會議設備的Skype Room。