office 365內群組與共用信箱之異同處

Office 365提供了兩種不同的功能，可以讓企業內的部門或單位的眾多使用者共同享有同一收件者一起寄出的信件訊息分享，且不須再經過轉寄或其他程序

以下為OFFICE 365中提供的兩種功能:
(1)群組：又分為「通訊群組」及「Office 365群組」
(2)共用信箱




大多數的使用者仍然對於這兩種功能所顯示的結果不太清楚，於是乎我們實地進行了一項測試：

1.首先登入我們的Microsoft Office 365帳號(登入帳戶為:admin@itbillboard.onmicrosoft.com)，在系統管理中心的左側列表中可以看到有一項類別為「群組」，群組內分為「群組」及「共用信箱」

2.點選「群組」，進入後可以看到群組類型分為兩種，一種為通訊群組清單，另一種則為Office 365群組，以下針對這兩種狀況進行實測

新增「admin@itbillboard.onmicrosoft.com」至「it@itbillboard.onmicrosoft.com」通訊群組清單內，點選編輯，輸入admin，系統會自動搜尋在網域內的使用者帳號名稱，點選「+」，即可完成新增人員至通訊群組清單的工作

3.我們實際用外部信箱寄信至「it@itbillboard.onmicrosoft.com」通訊群組清單

4.回到我們的office 365的outlook的「admin@itbillboard.onmicrosoft.com」信箱中，發現由剛剛的外部信箱寄來了這封信件，接著我們點選全部回覆

5.在外部收件者收到的結果畫面如下：

結論：使用通訊群組清單所寄出的信件，收到信件的外部收件者會看到個別使用者寄出的帳號名稱

接著我們試著使用office 365群組來寄出信件測試：

1.在office 365的Outlook中，我們可以看到在左手邊會有一個群組，名稱為「itsupport」，有沒有覺得似曾相似呢?原來在剛剛的管理員介面中的群組內，就是這個office 365群組

2.接著我們一樣以外部信箱來發送一封信件至「itsupport@itbillboard.onmicrosoft.com」

4.接著我們回到office 365的outlook內，同樣以「admin@itbillboard.onmicrosoft.com」登入後可以發現在剛剛左側的itsupport群組內多了1封信件

5.同樣點選郵件後按全部回覆

6.在外部使用者信箱收到由「itsupport@itbillboard.onmicrosoft.com」寄來的信件

結論：使用office 365群組所寄出的信件，收到信件的外部收件者會看到個別使用者寄出的帳號名稱，但可以使用群組的交談、行事曆、檔案、筆記本、連接器等功能(如下圖)

最後測試共用信箱功能：

1.先以外部使用者寄出一封信件給「it.service@itbillboard.onmicrosoft.com」

2.回到office 365的outlook信箱，同樣以「admin@itbillboard.onmicrosoft.com」登入後卻沒看見方才寄出的共用信箱測試信件

3.原來office 365的共用信箱不是存在於「admin@itbillboard.onmicrosoft.com」內，而是要另外開啟一個信箱。點選右上方「開啟另一個信箱」

4.輸入「it.service@itbillboard.onmicrosoft.com」，點選開啟

5.開啟後即可在信箱內看見發給技術支援信箱的信件

6.接著將共用信箱中郵件回覆給外部使用者

7.從外部使用者收到從「it.service@itbillboard.onmicrosoft.com」收到的信件名稱為技術支援信箱，而非個別使用者帳戶名稱 

結論:由共用信箱所發出的信件可以授權給不同使用者以共用信箱的名義發送給外部使用者

重點：

OFFICE 365中提供的兩種功能:
(1)群組：又分為「通訊群組」及「Office 365群組」

• 通訊群組：最大用處是多名在群組內的使用者可同時收到同一位收件者寄給通訊群組的信件，除此之外並無其他重大功能
• Office 365群組：除了可以讓多名在群組內的使用者同時收到同一位收件者寄給office 365的群組信件外，還可以使用群組的交談、行事曆、檔案、筆記本、連接器等功能

(2)共用信箱

• 可以指派權限給予多名使用者具有以共同信箱的名義發送信件給外部使用者
• 關於指派權限操作方式如下:
• 開啟共用信箱，點選Exchange設定「編輯Exchange設定」
• 點選左方之信箱委派，有「完整存取權」與「傳送為」兩種